E-spis/Návody E-spis/Vedoucí zaměstnanci
Manuály pro vedoucí zaměstnance:
Postup při ukončení pracovního poměru některého z podřízených pracovníků:
Kontrola e-Spisu
Nejprve by měl každý referent všechny své dokumenty vložit do spisů a pokud je to možné, tyto spisy také v e-Spise uzavřít a fyzicky předat sekretariátu, který poté zajistí jejich vložení do Ukládacích jednotek a jejich předání na Spisovnu.
Nadřízený pracovník, jemuž odchází některý z podřízených je povinen provést kontrolu, zda odcházející zaměstnanec měl přístup ke spisové službě. Pokud neměl, není potřeba žádného úkonu. Pokud ale měl, pak rozmyslet, zda bude jeho agendu přebírat jiný zaměstnanec. Pokud tomu tak je, kontaktovat administrátora e-Spis prostřednictvím helpdesku a sdělit který uživatel agendu po odcházejícím zaměstnanci přebírá. Pokud funkční místo po odcházejícím úplně zaniká, je potřeba také kontaktovat administrátora e-Spis a přes helpdesk mu sdělit, který uživatel agendu převezme. Pokud by toto neučinil a funkční místo by bylo úplně zrušeno, hrozí situace, že se k dokumentům zaniklého funkčního místa již nikdo nedostane. Pokud se budou vyřizovat dodatečně někým jiným, může dojít k situaci, kdy o dokumentech již nebudeme mít žádné konkrétní informace a nebude možné je správně zařadit do skartačního řízení.
