E-spis

Z Helpdesk

Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.

Ověření se provádí přes konto Orion.

Aktuality / Informace

  • O víkendu 16. října od 18:00 – 19. října 2026 do 6:00 bude v rámci profylaxe systémů na ZČU e-Spis nedostupný z důvodu údržby DB. Prosíme počítejte s tím. Děkujeme


  • Od 1.1.2027 má ZČU zákonnou povinnost používat atestovanou elektronickou spisovou službu. Proto dojde během letošního roku postupně k nasazení nové atestované verze spisové služby e-Spis G2. Nejprve do testovacího prostředí a po migraci dat i do prostředí produkčního.
  • Od 1.10.2025 je k dispozici pro všechny studijní referenty a pracovníky s rolí sekretariát k novému modulu autorizované konverze z moci úřední (AKzMU). Informovali jsme o této novince v rámci intranetu zde. Prosíme o nastudování dokumentace uložené zde na helpdesku v návodech. Jde o změnu formy dokumentu z papírové do elektronické podoby (podobné jako u CzechPointu). Pokud AKzMU u dokumentu ve spisovce provedete, můžete následně vyřazovat na spisovnu již jen elektronickou (digitální) podobu dokumentu, což je důležitý krok nejen k digitalizaci studijní agendy.
  • GENEROVÁNÍ EL. STUDIJNÍCH POTVRZENÍ: Od 1. 9. 2025 dojde ke změně generování el. studijních potvrzení přes portal.zcu.cz. Student si bude moci vygenerovat studijní potvrzení 1x za 15 dní. Následně se el. studijní potvrzení uloží do spisu studia, kde ho bude mít student k dispozici pro náhled i ke stažení. Do spisu studia se student přihlásí přes záložku Moje studium, kde v nabídce vlevo je odkaz Nahlížení do spisu. Nebo přes proklik po úspěšném vygenerování studijního potvrzení. Návod pro studenty naleznete zde.
  • Změny ve spisové službě a na podatelně od 1.9.2025
    • Skenování doručených analogových dokumentů bude prováděno s Autorizovanou Konverzí z Moci Úřední (AKzMÚ) a bude se skenovat i obálka.
    • Dodejky (doručenky) - podatelna bude nově ve spisové službě evidovat stav vrácených doručenek a bude je skenovat s AKzMÚ. Evidovat bude však pouze ty obálky, které budou mít čárový kód (budou vytištěny ze spisové služby e-Spis). Ostatní dodejky, které č.k. mít nebudou, bude evidovat nadále jejich vlastník.
    • Vrácený dopis s dodejkou jako nedoručený - bude naskenována obálka a zapsán datum nedoručení s udáním jeho důvodu.
    • Evidence soukromých doporučených dopisů bude vždy bez čísla jednacího (nebude se skenovat ani obálka). Dopisy, kde je na prvním místě adresy jméno a příjmení, se považují za soukromé. Pokud vlastník zjistí, že se jedná o úřední dokument, zařadí jej do evidence, tím dokument získá číslo jednací. Vlastník dokumentu zajistí dodatečné doskenování (předá originál na podatelnu nebo jej doskenuje a vloží k dokumentu sám).
    • AKzMÚ bude moci provádět nejen podatelna, ale i sekretariáty a studijní referenti (oprávnění bude nastaveno postupně, případně na žádost přes RT e-Spisu).
  • Od 4.12. 2024 došlo k rozpojení věcné skupiny a typu dokumentu, který již není povinný. Nově na dokumentu postačuje (je nutné) nastavit pouze věcnou skupinu. Typ dokumentu bude v budoucnu používán pro definování typu dokumentu (např. bude předáván z IS/Stag nebo bude používán pro schvalovací a podepisovací WF) a nebude mít nastavenu žádnou lhůtu, jako tomu bylo dosud.
  • Uzavírání objektů v E-spis: Před koncem roku je vhodné uzavřít dokumenty a spisy, u kterých již víte, že je možné jejich následné předání na spisovnu. Stručný návod k uzavření objektů v E-spis naleznete zde.
  • Změna v termínech odesílání datových zpráv. Nově je v E-spis nastaven čas odesílání takto:

Po-Pá   mezi 6-18 každou celou hodinu, dále ve 20:00, 22:00 a 23:30 hod.

So-Ne v 9:00, 12:00,15:00,18:00 a 23:30 hod.

  • Od ledna 2024 je možné odesílat a přijímat datové zprávy o velikosti do 100 MB. Jsou označené jako VoDZ - Velkoobjemové Datové Zprávy. S tím souvisí i omezení počtu příloh na maximálně 50 příloh (souborů/komponent) u jednoho dokumentu. Pokud jich bude potřeba odeslat více, je možné soubory komprimovat (zazipovat) a jeden ZIP může obsahovat až 1000 souborů v adresářové struktuře až do 4. úrovně. Maximální velikost dekomprimovaného obsahu pak činí 3 GB. Mezi nové formáty, které lze prostřednictvím ISDS odeslat jsou: json, mp4/m4a, mp4/m4v/m4p, heic/heif, zip, asics. Pokud vám dorazí dokument s ZIP formátem je v E-spise možnost na tlačítku "Konverze" na záložce "El. Dokumenty" vytěžit ze zip kontejneru celou strukturu a ta je přístupná pod volbou "Vytěžení kontejneru". Aktuálně povolené formáty pro akci vytěžení kontejneru: 'EML', 'MSG', 'ZIP', 'RAR', 'ZFO', 'FO', 'PDF', 'ASICS', 'ASICE', 'BDOC', 'SCE', 'SCS'.
  • Nastavení třídících filtrů: Došlo ke změně nastavení časových filtrů ve spisové službě. Po přihlášení na stránky espis.zcu.cz ve složce "Na stole" je nové nastavení třídícího filtru tak, abyste viděli všechny přijaté dokumenty bez časového omezení. Dříve se zobrazovaly dokumenty pouze za posledních 15 dní (pokud si to uživatel sám nezměnil a změnu neuložil). V mnoha případech nyní uvidíte i staré nevyřízené dokumenty, které se vám dříve nezobrazovaly, nicméně stále byly a jsou ve vaší správě.
  • Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.
  • Výběr šablony profilu dokumentu: Do E-spis je přidána možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více informací zde: E-spis: Úpravy dokumentů

Přechod na e-Spis G2

Zde naleznete informace k přechodu na atestovanou verzi spisové služby e-Spis G2.

Návody E-spis

Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.

Příručky

Jedná se o obecné univerzální příručky od dodavatele. Upravené příručky pro verzi e-Spis na ZČU najdete ZDE.

Školení E-spis na ZČU

Školení jsou rozdělena na tyto 3 typy:

Každý typ školení je plánován v rozsahu 9:00 - 12:30 hod.


Vyhlášené termíny školení na E-Spis

Termíny aktuálně vyhlášených kurzů, včetně registrace jsou vždy vystaveny cca měsíc před termínem zde

Legislativa

Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.

Citováno z „https://helpdesk.zcu.cz/index.php?title=E-spis&oldid=69802“