E-spis
Z HelpDesk
Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.
- Přihlášení do ostré verze: http://espis.zcu.cz
- Přihlášení do testovací verze: http://espis-test.zcu.cz
Ověření se provádí přes konto Orion.
AKTUALITY
- Od ledna 2024 je možné odesílat a přijímat datové zprávy o velikosti do 100 MB. Jsou označené jako VoDZ - Velkoobjemové Datové Zprávy. S tím souvisí i omezení počtu příloh na maximálně 50 příloh (souborů/komponent) u jednoho dokumentu. Pokud jich bude potřeba odeslat více, je možné soubory komprimovat (zazipovat) a jeden ZIP může obsahovat až 1000 souborů v adresářové struktuře až do 4. úrovně. Maximální velikost dekomprimovaného obsahu pak činí 3 GB. Mezi nové formáty, které lze prostřednictvím ISDS odeslat jsou: json, mp4/m4a, mp4/m4v/m4p, heic/heif, zip, asics. Pokud vám dorazí dokument s ZIP formátem je v E-spise možnost na tlačítku "Konverze" na záložce "El. Dokumenty" vytěžit ze zip kontejneru celou strukturu a ta je přístupná pod volbou "Vytěžení kontejneru". Aktuálně povolené formáty pro akci vytěžení kontejneru: 'EML', 'MSG', 'ZIP', 'RAR', 'ZFO', 'FO', 'PDF', 'ASICS', 'ASICE', 'BDOC', 'SCE', 'SCS'.
- Uzavírání objektů v E-spis: Před koncem roku je vhodné uzavřít dokumenty a spisy, u kterých již víte, že je možné jejich následné předání na spisovnu. Stručný návod k uzavření objektů v E-spis naleznete zde.
- Nastavení třídících filtrů: Došlo ke změně nastavení časových filtrů ve spisové službě. Po přihlášení na stránky espis.zcu.cz ve složce "Na stole" je nové nastavení třídícího filtru tak, abyste viděli všechny přijaté dokumenty bez časového omezení. Dříve se zobrazovaly dokumenty pouze za posledních 15 dní (pokud si to uživatel sám nezměnil a změnu neuložil). V mnoha případech nyní uvidíte i staré nevyřízené dokumenty, které se vám dříve nezobrazovaly, nicméně stále byly a jsou ve vaší správě.
- Aktuálně vyhlášené a plánované kurzy E-spisu vč. možnosti se registrovat najdete na stránkách CŽV: Aktuální kurzy:
- Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.
- Výběr šablony profilu dokumentu: Do E-spis je přidána možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více informací zde: E-spis: Úpravy dokumentů
NÁVODY E-SPIS
Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.
Pro lepší přehlednost jsou rozděleny do několika tématických okruhů:
- E-spis: Uživatelské nastavení
- E-spis: Úpravy dokumentů
- E-spis: Elektronické podepisování
- E-spis: Oběh dokumentů
- E-spis: Archivace dokumentů
- E-spis: Spis
- E-spis/Návody_E-spis/E-spis: Vedoucí zaměstnanci
- E-spis: Chyby/Chybová hlášení
- E-spis: Prezentace ke školení
PŘÍRUČKY
- Příručka ICZ pro Referenty, Sekretariáty a Vedoucí
- Prezentace pro začátečníky v E-spis aktualizovaná k prosinci 2022
- Příručka ICZ pro Podatelnu, Výpravnu, Spisovnu
ŠKOLENÍ E-SPIS NA ZČU
Školení jsou rozdělena na tyto 3 typy:
Každý typ školení je plánován v rozsahu 9:00 - 12:30 hod.
Předběžné termíny školení na E-Spis [1]
Termíny aktuálně vyhlášených kurzů, včetně registrace jsou vždy vystaveny cca měsíc před termínem zde: [2]
LEGISLATIVA
Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.
