E-spis
Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.
- Přihlášení do ostré verze: http://espis.zcu.cz
- Přihlášení do testovací verze: http://espis-test.zcu.cz
Ověření se provádí přes konto Orion.
AKTUALITY
- Nastavení třídících filtrů: Dnes došlo ke změně nastavení třídících filtrů ve spisové službě. Po přihlášení na stránky espis.zcu.cz ve složce Na stole je nové nastavení třídícího filtru tak, abyste viděli všechny přijaté dokumenty podle čísla jednacího bez časového omezení. Dříve se zobrazovaly dokumenty pouze za posledních 15 dní. V mnoha případech nyní uvidíte i staré nevyřízené dokumenty, které se vám dříve nezobrazovaly, nicméně stále byly a jsou ve vaší správě.
- Aktuálně vyhlášené a plánované kurzy E-spisu vč. možnosti se registrovat najdete na stránkách CŽV: Aktuální kurzy:
- Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.
- Výběr šablony profilu dokumentu: Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více inforamcí zde: E-spis: Úpravy dokumentů
Chybová hláška Je nutno, aby byla alespoň jedna komponenta ve výstupním formátu - Jedná se o důsledek změny způsobů vyřízení podle spisového řádu. Došlo k odebrání způsobu vyřízení "Vyřízení". Pokud jste zvyklí využít našeptávače, zadáte písmeno "V" a zvolíte způsob, který již není v nabídce (Vyřízení), aplikace E-spis to vyhodnotí touto zavádějící chybovou hláškou. Stačí vybrat pomocí šipky na konci řádku z číselníku jiný způsob vyřízení, např. "Vyřízení dokumentem" a dokument/spis lze zpracovat.
NÁVODY E-SPIS
Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.
Pro lepší přehlednost jsou rozděleny do několika tématických okruhů:
- E-spis: Uživatelské nastavení
- E-spis: Úpravy dokumentů
- E-spis: Elektronické podepisování
- E-spis: Oběh dokumentů
- E-spis: Archivace dokumentů
- E-spis: Spis
- E-spis: Prezentace ke školení
PŘÍRUČKY
- Příručka ICZ pro Referenty, Sekretariáty a Vedoucí
- Prezentace pro začátečníky v E-spis aktualizovaná k prosinci 2022
- Příručka ICZ pro Podatelnu, Výpravnu, Spisovnu
ŠKOLENÍ E-SPIS NA ZČU
Nově jsme rozdělili školení na tyto 3 typy:
Každý typ školení plánujeme v rozsahu 9:00 - 12:30 hod.
Předběžné termíny školení v prvním pololetí 2023 na E-spis:
- úterý 28.2. E-spis 3: Uzavírání objektů - středa 8.3. E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh - úterý 14.3. E-spis 2: Úprava objektů - úterý 28.3. E-spis 3: Uzavírání objektů - pondělí 17.4. E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh - úterý 25.4. E-spis 2: Úprava objektů - pátek 19.5. E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh - úterý 30.5. E-spis 2: Úprava objektů - středa 7.6. E-spis 1: Založení dokumentů a jejich oběh - čtvrtek 15.6. E-spis 2: Úprava objektů
Termíny aktuálně vyhlášených kurzů, včetně registrace jsou vždy vystaveny cca měsíc před termínem zde: [1]
LEGISLATIVA
Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.
