E-spis

Spisová služba slouží k evidenci, archivaci a skartaci doručených, i vlastních dokumentů.

• Přihlášení do ostré verze: http://espis.zcu.cz
• Přihlášení do testovací verze: http://espis-test.zcu.cz

Ověření se provádí přes konto Orion.

AKTUALITY

• Aktuálně vyhlášené (nejen) kurzy E-spisu najdete vždy vč. možnosti se registrovat na stránkách CŽV: Aktuální kurzy:

• Evidence vlastních dokumentů pouze elektronicky: Podle Vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 16 odst. 3. lze vytvářet vlastní dokumenty pouze v elektronické podobě ve formě PDF/A-3, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.

• Výběr šablony profilu dokumentu: Nově jsme do E-spis přidali možnost výběru ze šablony profilu dokumentu. Tato šablona při zakládání dokumentu umožní automaticky doplnit předdefinovaný text (např. název dokumentu, poznámky, klíčová slova, typ a VS). Vzor šablony je dostupný v testovací verzi E-spisu, kde si můžete vyzkoušet její použití u vlastního dokumentu. Novou šablonu mohou vytvořit administrátoři E-spis na Vaši žádost. Více inforamcí zde: E-spis: Úpravy dokumentů

Chybová hláška Je nutno, aby byla alespoň jedna komponenta ve výstupním formátu - Jedná se o důsledek změny způsobů vyřízení podle spisového řádu. Došlo k odebrání způsobu vyřízení "Vyřízení". Pokud jste zvyklí využít našeptávače, zadáte písmeno "V" a zvolíte způsob, který již není v nabídce (Vyřízení), aplikace E-spis to vyhodnotí touto zavádějící chybovou hláškou. Stačí vybrat pomocí šipky na konci řádku z číselníku jiný způsob vyřízení, např. "Vyřízení dokumentem" a dokument/spis lze zpracovat.

NÁVODY E-SPIS

Návody pro uživatele spisové služby jsou ZDE.

Pro lepší přehlednost jsou rozděleny do několika tématických okruhů:

• E-spis: Uživatelské nastavení
• E-spis: Úpravy dokumentů
• E-spis: Elektronické podepisování
• E-spis: Oběh dokumentů
• E-spis: Archivace dokumentů
• E-spis: Spis
• E-spis: Prezentace ke školení

PŘÍRUČKY

• Příručka ICZ pro Referenty, Sekretariáty a Vedoucí
• Prezentace pro začátečníky v E-spis
• Příručka ICZ pro Podatelnu, Výpravnu, Spisovnu

ŠKOLENÍ E-SPIS NA ZČU

Jsou vyhlášeny tyto nové termíny školení na E-spis:

8. 12. 2022 9:00-15:00 E-spis pro začátečníky v UI 202

13.12. 2022 9:00-12:00 E-spis uzávěrka spisů v UI 202

19. 1. 2023 9:00-15:00 E-spis pro začátečníky v UL 602

Termíny aktuálně vyhlášených kurzů, včetně registrace jsou vždy vystaveny zde: [1]

LEGISLATIVA

Informace o platné legislativě týkající se spisové služby naleznete ZDE.